60 71 67 05 info@abellcoaching.dk

Oplever du nogensinde ”sorte huller” i din dag, hvor tiden bare forsvinder?

En lang arbejdsdag ligger forude, og du glæder dig til at få has på en masse af de opgaver, du har liggende.

En-to-tre så er dagen gået, og bunken af opgaver er nærmest vokset i stedet for at blive mindre!

Du fik ikke en oplevelse af en effektiv arbejdsdag. Jeg kender det så godt; tiden forsvinder mellem fingrene, og det jeg optimistisk havde sat mig for at krydse af på to-do-listen ved arbejdsdagens ophør, står stadig på listen, når jeg lukker arbejdscomputeren ned.

Sorte huller - fokus og prioritering

Hvis der kommer en hasteopgave ind fra højre, som ”rydder bordet”, så er der en god grund til at opgaverne ikke blev løst. Men ofte er tids-røveren en helt anden – og en vi kan gøre noget ved.

Der er faktisk lavet en undersøgelse af, hvor meget af dagen vi bruger til opgaveløsning. 39 procent af arbejdsdagen – NIOGTREDIVE PROCENT! Resten af dagen går med at besvare e-mails, opsøge kolleger eller information, blive forstyrret af kolleger eller telefonopkald.

8 timer bliver til 3 timer og 14 minutter

Så det er ikke hverken underligt eller mystisk, at en arbejdsdag fra 9 til 17 ikke giver tid til at løse for 8 timer opgaver. Hvis vi i stedet regner med de 39%, så er der 3 timer og 14 minutter til at arbejde med opgaveløsning i løbet af en 8 timers arbejdsdag.

Er multitasking løsningen?

Kan vi ”tjene” noget kostbar tid, ved at lave flere opgaver på samme tid? For eksempel ved at besvare mails samtidig med du sidder i et online møde eller tage et telefonkald mens du er i gang med en kompleks opgave.

Også her er der nedslående nyheder.

Først – så hedder det ikke multitasking, men switch tasking, fordi vi ikke kan lave flere ting på en gang med fuldt fokus. Det vi gør, er at vi skifter opmærksomheden fra aktivitet til aktivitet. Samtidig bliver man en lille smule forstyrret hver gang man skifter, så det kræver energi og opmærksomhed at komme i fokus på det, man skifter til.

Tror du stadig du er en af dem, der kan mulittaske?

Så vil jeg gerne udfordre dig

– er du frisk på en lille øvelse?

Det tager kun 5 minutter!

Hop til Youtube via dette link – husk at have et stykke papir og noget at skrive med klar.

Dave Crenshaw, som du møder på videoen, har også skrevet en bog – The Myth of Multitasking – Den kan fås hos Saxo her, hvis du er blevet nysgerrig på multitasking.

Fokus og prioritering – vejen til en effektiv arbejdsdag

Svaret er i stedet at lære at fokusere sin opmærksomhed og prioritere sine opgaver. Det lyder måske enkelt, og det kan det også være, men det kræver en bevidst og konkret indsats fra dig hvis du ønsker at få en effektiv arbejdsdag – og ikke falde i de sorte huller!

Fokus og prioritering To Do Liste

Afbrydelser er kostbare tids- og energirøvere

I det øjeblik vi bliver afbrudt i en opgave vi er i gang med, så bruger vi kognitive ressourcer på at fokusere på den ”nye opgave” som afbrydelsen indeholder. Når vi så skal tilbage til den opgave vi oprindelig kom fra, så skal vi igen bruge ressourcer og energi på at bringe fokus tilbage igen. Det er derfor, at det tager længere tid at løse opgaver, når vi lader os afbryde hele tiden – i stedet for at have vores fulde fokus på én opgave fra start til slut. Og ifølge et forskningsstudie, så tager det omkring 25 minutter at komme tilbage i fuldt fokus igen. Så vejen til en effektiv arbejdsdag er blandt andet færre afbrydelser.

Det kan være svært at styre om vi bliver afbrudt, men vi kan gøre vores eget til at det ikke sker hele tiden. Her følger nogle forslag til små ting – mikro-steps – du kan implementere i din hverdag, så du får bedre muligheder for at arbejde fokuseret og koncentreret med løsning af de opgaver som er vigtige.

Mikrosteps

  • Om morgenen skriv dagens opgaver ned. Beslut hvilke der er vigtige, og hvilke der evt. kan udskydes.
  • Brug et par minutter på at sætte tid af, hvor du kan arbejde fokuseret og uforstyrret med en opgave. Forskning viser at 75 – 120 minutter er optimalt for produktivitet, men helt ned til 30 minutter kan gøre en forskel. Sørg for at fortælle at du ikke vil forstyrres i tidsrummet. Du kan måske finde et stille sted af udføre opgaven.
  • Hvis noget tager mindre end 2 minutter, så gør det med det samme. Det er ofte hurtigere end at overveje hvornår og plotte i kalenderen.
  • Lav mindst et møde i løbet af dagen som er uden elektroniske enheder. Du vil være mere fokuseret, engageret og produktiv, og teamet vil være mere kreative når de ikke konstant forstyrres af telefoner og computere
  • Når du starter et virtuelt møde, så luk alle de andre programmer, så du ikke bliver fristet til at chatte eller læse mails.
  • Hver dag, sæt tid af i din kalender til at håndtere mails i stedet for at håndtere dem løbende. Forskning viser at det kan tage omkring 25 minutter at refokusere efter at være blevet forstyrret.
  • Hvis du i perioder arbejder hjemmefra, så væn dig til at koble af arbejdscomputeren ved den samme tid som du normalt ville forlade arbejdet.
  • Sæt nogle minutter af hver dag til at meditere. Når du beroliger dit sind og lukker lyde og forstyrrelser ude, så kan du vende tilbage til arbejde med fuldt fokus.

Microsteps er inspireret af  ”Your time to thrive” af Marina Khidekel – du kan finde bogen her

Er du opmærksom på  ”Opmærksomhedstyv nr 1”?

Jeg har skrevet om det før – det faktum at mobiltelefonen er eminent til at stjæle din opmærksomhed. Og det gør den selvfølgelig, når den ringer eller på anden måde gør opmærksom på sig selv med notifikationer af den ene eller den anden art. MEN vidste du, at bare telefonen er til stede i et rum, uden at ringe, brumme eller blinke, automatisk stjæler fokus og skaber afstand mellem de personer der befinder sig i rummet?

Det er en overraskende oplysning for mange.

Så et enkelt tip kan være at lade telefonen blive i lommen, i tasken – eller måske i et helt andet rum, så i har mulighed for at bruge opmærksomheden på hinanden eller den opgave i skal løse, og ikke (ubevidst) lade jer aflede.

Jeg har skrevet en anden artikel, som også handler om fokus og opmærksomhed, hvis du vil læse den, så finder du den her

Pas på din opmærksomhed – ALLE vil stjæle den fra dig

 

Artiklerne er alle skrevet af Stine Abell, som du kan læse mere om her

Stine Abell MINDstrain stress coach

Løsningsfokuseret tænkning

Få guiden "LØSNINGSFOKUSERET TÆNKNING"

Tilmeld dig her - og modtag det effektive værktøj mod stress - e-guiden "LØSNINGSFOKUSERET TÆNKNING".

Hvordan du ved at erstatte bekymringer med en anden type tænkning kan få hjælp til at ændre de tankemønstre, der skaber langvarig stress.

 

Samtidig tilmelder du dig nyhedsbrevet "Power til din personlige udvikling" som udkommer hver 14. dag. Du kan til enhver tid afmelde dig igen.

 

Glæder mig til at inspirere dig. Mange hilsener Stine

Tillykke - du vil modtage guiden i din mailbox.